**Tvorba informační koncepce orgánu veřejné správy** Co to je, proč to potřebujeme, jak na to? https://www.egovedu.cz/prezentace/tvorba-ik Michal Rada, [EGOVedu](https://egovedu.cz) ℹ️ Ovládání prezentace: F spouští klávesnici, šipky posun snímků, N pro pohled prezentujícího, T pro časovač prezentace >>> Prezentace je součástí učebních materiálů z projektu EGOVedu (www.egovedu.cz) >>> >>> Tato prezentace je zveřejněna a může být volně využitá a volně šířena pod otevřenou licencí CC >>> >>> Technicky je prezentace vytvořena s využitím nástroje MarkDeep-slides >>> >>> Historie verzí: >>> >>> * verze 1.0 z 20.2.2024: První publikovaná verzepřednášejícího. ---------- # IK v kontextu ---------- ## Fungování organizace Pro **orgány veřejné správy** platí, že se musí řídit celou řadou povinností. * Organizace se řídí strategicky, projektově a procesně * Vykonává-li se veřejná správa, uzpůsobí se tomu vše ostatní v organizaci * Nezbytná je strategie organizace, která je v souladu se svým okolím a která se pravidelně vyhodnocuje * Další důležitou oblastí je vnitřní sebekontrola, v případech OVS jde zejména o opravdu fungující interní audit * Pro některé nově se k tomu přidává soubor povinností stran řízení a fungování ICT v organizaci -------- ## Orgány veřejné správy Orgány veřejné správy definují zákon 365/2000 o ISVS a zákon 320/2021 o finanční kontrole Nás zajímá Definice OVS podle zákona 365/2000, zahrnuje státní orgány, orgány územních samosprávných celků nebo státní právnické osoby Více k definici a popisu [Orgánů veřejné správy](https://architektovani.tiddlyhost.com/#org%C3%A1ny%20ve%C5%99ejn%C3%A9%20spr%C3%A1vy) a [Státní právnická osoba](https://archi.gov.cz/znalostni_baze:statni_po) Podle rozsahu povinností a složitosti řízení také rozlišujeme [druhy OVS](https://architektovani.tiddlyhost.com/#Druhy%20org%C3%A1n%C5%AF%20ve%C5%99ejn%C3%A9%20spr%C3%A1vy), ale jejich oficiální členění dle povinností legislativa neudává. OVS mají obecně stran ICT základní okruhy povinností: * Dlouhodobé řízení ICT a IS * Soulad se zákonem o ISVS a vyhláškou a s IKČR a jejím rámcem * Informační koncepce OVS * Stanoviska OHA ---------- ## OVS versus OVM Pletou se nám tady dva pojmy a dvě naprosto nezávislé role: * **Orgány veřejné správy**: jsou podle zákona 365/2000 a jde o subjekty, které spravují informační systémy veřejné správy a povinnosti dlouhodobého řízení ICT * **Orgány veřejné moci**: jsou podle zákona 111/2009 a jde o organizace, které vykonávají působnost v agendách veřejné správy a mají povinnosti sdílení údajů a poskytování digitálních služeb ℹ️ OVM je z principu vždy OVS, nicméně zdaleka ne každé OVS je OVM ⚠️ Bohužel neplatí, že orgány veřejné správy vykonávají veřejnou správu >>> Tohle se musí zdůraznit. Ani právníci nedokážou v úřadech vnímat rozdíly mezi OVS a OVM a pletou si to. >>> >>> To, jestli je daná organizace OVS nebo OVM je rozhodující jen u těch, kteří jsou OVS ale nejsou OVM. >>> >>> * Stručně řečeno: OVS jsou ti, kterých se týkají věci okolo řízení ICT, stanovisek OHA a jejich informačních systémů, speciálně ISVS. OVS jsou pak ty OVS, které jsou povinny řešit agendy (vykonávají působnost) a k tomu používají svoje informační systémy jako ISVS >>> Informační koncepci musí mít každý OVS, nikoliv OVM. Jenže, protože všechny OVM jsou i OVS, tak samozřejmě musí mít IK. Ale je řada organizací, které jsou sice OVS, ale nejsou OVM, tedy se vztahuje na ně okruh jen pro některé systémy. >>> * Naopak, co se týče povinností sdílet údaje, propojený datový fond, elektronické formuláře a třeba i integrace ISVS, to se týká pouze OVM. >>> * Asi nejsložitější je pochopit, kdy je daný úřad v roli OVM a kdy v roli OVS, to se týká pak už jednotlivých povinností. ---------- ## Druhy OVS Také pro tvorbu a rozsah IK OVS si musíme takové organizace rozdělit do několika druhů, to nám pomůže vytvořit IK opravdu smysluplně OVS jsme si pracovně rozdělili na následující: 1. Úřady obecně: Jsou vždy orgány veřejné moci, nám se v tomto druhu jedná o ministerstva a ústřední správní úřady 2. Kraje: řeší ICT i pro obce ve svém území 3. Obce s rozšířenou působností: řeší částečně ICT i pro obce ve svém obvodu, musí být v souladu s krajem 4. Obce I. a II. typu: mohou si to zjednodušit, musí být v souladu se svým ORP a krajem 5. Neúřady: To jsou OVS jež spadají do této definice, ale nevykonávají veřejnou správu a tedy nejsou orgánem veřejné moci (jsou ale typicky státní právnické osoby), ti musí být v souladu a respektovat řízení jejich zřizovatele 6. Nemocnice: Zvláštní skupina OVS, která musí být v souladu eHealth legislativou a s IK MZD a která řeší speciální agendy a činnosti a proto je její řízení ICT do značné míry odlišné od ostatních, nás zajímají jen ty, které jsou zároveň státní právnické osoby >>> Tohle je pomocné dělení. Před zákonem a vyhláškou jsou si sice všechny OVS rovny, ale fakticky to tak není, protože každý druh má jiné digitální povinnosti z jiných zákonů. Tedy logicky, to co bude dělat ministerstvo je jiné, než to, co bude dělat malá obec. Nemocnice zase úplně nepotřebuje rozsah pro ústřední úřad, protože jím není. -------- ## Dlouhodobé řízení Dlouhodobé řízení informačních systémů (ICT obecně) je jednou ze základních povinností úřadů a dalších subjektů (orgánů veřejné správy). Obecně povinnosti určuje zákon 365/2000 a podrobnosti pak stanoví vyhláška 360/2023 (vyhláška o dlouhodobém řízení) Základními principy dlouhodobého řízení jsou: 1. Informační koncepce orgánu veřejné správy ICT 2. Strategické řízení ICT realizované příslušnými procesy 3. Řízení pořízení, rozvoje a provozu informačních systémů 4. Provozní dokumentace informačních systémů Podrobněji na wiki na stránce [dlouhodobé řízení](https://architektovani.tiddlyhost.com/#Dlouhodob%C3%A9%20%C5%99%C3%ADzen%C3%AD%20informa%C4%8Dn%C3%ADch%20syst%C3%A9m%C5%AF) ---------- # Informační koncepce orgánu veřejné správy ---------- ## Co je IK OVS Informační koncepce orgánu veřejné správy je dokument, který stanoví požadavky a plány pro vytváření, správu, provoz a rozvoj informačních systémů veřejné správy a pro řízení informatiky. Obecně povinnost IK ukládá zákon 365/2000 o ISVS, strukturu a podrobnosti pak vyhláška 360/2023 o dlouhodobém řízení. * Plán rozvoje informačních systémů** - popisuje stávající a cílový stav architektury orgánu veřejné správy a plán realizace změn informačních systémů. * Plán řízení informatiky** - popisuje stávající a cílový stav řízení informatiky a plán realizace změn pro dosažení cílového stavu. * Záměry, kterými se OVS posune v řízení svého výkonu a v řízení své informatiky Informační koncepce obecně * umožňuje detailní poznání celého úřadu (organizace) a jejího řízení * slouží k určení dalšího směřování a rozvoje nejen v ICT * je obhajobou a povinným rámcem pro změny * je závazná pro celou organizaci, ale i pro její dodavatele ---------- ## IKČR a OVS Protože OVS musí být v souladu s IKČR, týká se to samozřejmě i jeho informační koncepce * IKČR obsahuje cíle, principy a zásady * Do naší IKČR potřebujeme uvést soulad s IKČR jak je nyní * Svoji IKČR musíme psát tak, abychom soulad s IKČR zajistili * Naše aktivity, projekty a záměry musí vycházet na obecné úrovni z IKČR a jednoho rámce * Obecně nevymýšlíme kolo: Cíle, zásady a principy přebíráme z IKČR a doplňujeme o naše specifické Jak se s tím ve své IK vypořádat: 1. [národní architektonické principy](https://architektovani.tiddlyhost.com/#n%C3%A1rodn%C3%AD%20architektonick%C3%A9%20principy) naplňujeme. V IK provedeme zhodnocení souladu s principem a pokud nejsme obecně v souladu, vytvoříme si záměry. 2. [národní zásady řízení ICT](https://architektovani.tiddlyhost.com/#n%C3%A1rodn%C3%AD%20z%C3%A1sady%20%C5%99%C3%ADzen%C3%AD%20ICT) naplňujeme. V IK provedeme zhodnocení souladu se zásadou a pokud nejsme obecně v souladu, vytvoříme si záměry. 3. [národní cíle eGovernmentu a ICT](https://architektovani.tiddlyhost.com/#n%C3%A1rodn%C3%AD%20c%C3%ADle) realizujeme. Do IK vypíšeme cíle, které jsou pro nás vhodné a pro jejich realizaci vytvoříme záměry. ----------- ## Povinnosti k IK Obecně udává povinnosti zákon 365/2000 * Vydávat a realizovat svoji informační koncepci podle § 5a odst. 2 (P223) * Vyhodnocovat plnění svojí informační koncepce podle § 5a odst. 2 (P225) * Uvést IK OVS do souladu s IKČR podle Zákona 365/2000, Čl 2 zákona 104/2017 (P239) * Stanovit své cíle v oblasti řízení IS podle § 5a odst. 2 (P2025) * Zpracovat jedinou informační koncepci pro územní korporace podle § 5a odst. 2 (P2026) * Předložit informační koncepci DIA podle § 5a odst. 2 (P2027) * Stanovit principy řízení IS podle § 5a odst. 2 (P2029) Detailní podrobnosti pak udává vyhláška 360/2023, konkrétně § 4 * Vydávání a aktualizace IK * Zveřejnění IK * Vyhodnocování plnění IK -------- ## IK je písmo svaté Je třeba si uvědomit důležitost, význam a především závaznost IK * Informační koncepce je jediným legálním strategickým rámcem pro řízení ICT v organizaci * OVS musí dělat to, co si stanovil ve své IK * OVS **nesmí** v rámci řízení a rozvoje ICT dělat to, co ve své IK nemá * IK je závazná pro každého, samotnou organizaci, ale třeba i pro dodavatele * IK je závazná pro jakékoliv vedení. Pokud chce nové vedení OVS něco změnit, musí nejprve upravit IK. * OVS se ze své IK zodpovídá a to na různých úrovních. Mimochodem IK je veřejná. --------- ## Struktura IK OVS Strukturu opět udává vyhláška 360/2023 a konkretizuje ji pak DIA v rámci osnovy IK OVS. Obecná obsahová struktura IK OVS (§ 3 vyhlášky 360/2023) * Plán rozvoje informačních systémů orgánu veřejné správy * popis stávajícího stavu architektury orgánu veřejné správy * popis důvodů pro změny architektury orgánu veřejné správy * navržený cílový stav architektury orgánu veřejné správy * plán realizace změn informačních systémů orgánu veřejné správy * Plán řízení informatiky * popis stávajícího stavu řízení informatiky * popis důvodů pro změny řízení informatiky * navržený cílový stav řízení informatiky * plán realizace změn pro dosažení cílového stavu řízení informatiky * Dokumentace o správě informační koncepce orgánu veřejné správy obsahuje * dobu platnosti informační koncepce orgánu veřejné správy * postupy při vyhodnocování dodržování informační koncepce orgánu veřejné správy * postupy při provádění změn informační koncepce orgánu veřejné správy * změnové listy, kterými byla informační koncepce orgánu veřejné správy změněna ----------- ## IK jako rámec Pokud z objektivních důvodů chceme v OVS ponechat či vytvořit další strategické dokumenty pro ICT, máme dvě možnosti. 1. Tyto dokumenty včleníme do IK (vhodné pokud jsou stručné a dá se to tak udělat) 2. V IK stanovíme cíle a záměry a řekneme, že k IK OVS existují navazující dokumenty řešící dílčí oblasti Nezapomínáme ale na to, že i tyto dokumenty musíme zveřejnit. To se nemusí týkat určitých částí bezpečnostní dokumentace. --------- ## IK a architektura Takřka 70 procent obsahu IK pochází z architektury úřadu. * Z architektonického modelu (diagramy i tabulky prvků) * Z architektonických znalostí (podle místa jejich udržování) Kromě čisté architektury se také zodpovídáme z toho, KDE a JAK si řádně a efektivně vedeme architektonické znalosti. Stran architektury jako takové * Na motivační vrstvě řešíme motivační architekturu, včetně * IKČR a našich doplněných motivací * interních motivací pro změny * záměrů s vazbou na cíle či další motivační prvky jež realizují * Na byznysové vrstvě do IK promítneme byznysovou architekturu OVS a to zejména * Organizační strukturu OVS a organizační strukturu útvaru IT (to je součást byznysové vrstvy) * Vnější byznysovou architekturu založenou na výkonu agend z RPP a rámcových činností OVS * Vnitřní byznysovou architekturu, tedy kdo co dělá * Na aplikační vrstvě přehled všech aplikací, jejich evidence a zodpovědností (není primárně v architektuře, ale...) * Klíčové aplikace a jejich (zejména vnější) integrace * Vazba aplikace na byznys který podporuje * Pro technologickou a infrastrukturní architekturu platí totéž Shrnuto, pro IK potřebujeme 1. mít dobře zpracovanou architekturu, která je součástí IK (model je přiložen k IK), nebo 2. vědět, co nám ve zpracování architektury chybí a do IK si uložit její dodělání a doplnit příslušné záměry ---------- ## Základní procesy k IK V organizaci se musí nastavit a prokazatelně řešit alespoň tyto základní procesy spojené s informační koncepcí OVS: * Vydání informační koncepce OVS: Orgán veřejné správy vydává informační koncepci orgánu veřejné správy na období 5 let (§ 4 odst. 1 vyhlášky 360/2023) * Aktualizace informační koncepce OVS podle skutečnosti: Orgán veřejné správy uvádí informační koncepci orgánu veřejné správy do souladu se skutečným stavem, a to nejpozději do 6 měsíců ode dne, kdy informační koncepce orgánu veřejné správy přestala odpovídat skutečnému stavu. (§ 4 odst. 2 vyhlášky 360/2023) * Zveřejnění informační koncepce OVS: Orgán veřejné správy zveřejňuje informační koncepci orgánu veřejné správy způsobem umožňujícím dálkový přístup. (§ 4 odst. 4 vyhlášky 360/2023) * Vyhodnocení plnění informační koncepce OVS: Orgán veřejné správy provádí vyhodnocení dodržování informační koncepce orgánu veřejné správy alespoň jednou za 2 roky ode dne jejího vydání nebo změny. (§ 4 odst. 5 vyhlášky 360/2023) ------ ## Tvorba IK je projekt * Není to úkol IT útvaru, ale celé organizace * Za IK zodpovídá konkrétní osoba, dohlíží architektonický board * I tvorba IK, ve které řešíme projektové řízení ICT se má řídit jako projekt * Hlavní slovo má legislativa, výsledkem musí být společný zájem celého vedení OVS * Vycházíme z národní úrovně, pokračujeme na úroveň úřadu, pak na úroveň ICT a pak na úroveň informačního systému * IK netvoříme jako textový dokument, ale jako výstup z dat a znalostí, zejména z architektury * IK je zásadním závazným vnitřním předpisem, schvaluje se jako každý jiný vnitřní předpis * Součástí IK jsou i záměry, které řeší projektové řízení i v průběhu uplatňování IK * Po vydání IK nezapomeneme na pravidelné vyhodnocování a případnou tvorbu a schvalování změn ---------- ## Rámcový postup tvorby IK Zejména pokud je to pro OVS nové, je vhodné si určit rozumný postup, jak na to. Společně s OVS jsme navrhli [Rámcový postup tvorby IK OVS](https://architektovani.tiddlyhost.com/#R%C3%A1mcov%C3%BD%20postup%20tvorby%20IK), který je na stránce s postupem detailněji rozebrán a byl již i prakticky odzkoušen při tvorbě nových IK. Vesměs je rozdělen na tyto fáze 1. Dobře si vysvětlit co to IK je a vzít to za projekt celé organizace ✏️2. Dobře poznat současný stav (a to skutečný) a zhodnotit se vůči souladu s... 1. Zpracovat či dopracovat architekturu OVS a její promítnutí do výstupu IK 2. Stanovit záměry, kterými si realizujete cíle a uvádíte se do souladu se vším kolem 3. IK je základní strategický dokument a klasicky si ho projednáme v organizaci. >>> Při prezentaci si pojďme projít aktuální verzi rámcového postupu, vždy aktuální je podle odkazu v tomto snímku. >>> >>> Na wiki ZA jsou i předpřipravené některé vzory pro hodnocení. Ty jsou už zapracovány v některých vzorových osnovách.